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Política de Gestión Documental de la Generalitat

La Generalitat está dentro de una constante evolución que permita la democratización de los servicios públicos, haciéndolos más transparentes a la sociedad a la que sirve y que demanda información, como desarrollo de la Ley 2/2015, de 2 de abril, de la Generalitat, de Transparencia, Buen Gobierno y Participación Ciudadana de la Comunitat Valenciana. La Administración debe adaptarse a los nuevos procedimientos y nuevas formas de tramitación, como la electrónica. Fruto de ese afán por acercar la Administración a los ciudadanos es el Proyecto de Decreto del Consell, por el que se regula la gestión documental, la organización y el funcionamiento de los archivos de la Generalitat, que en estos momentos se está tramitando. El objeto de este Decreto es regular el sistema general de gestión de la documentación de la Administración de la Generalitat y determinar los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos que custodian esta documentación en sus diferentes fases, así como regular las condiciones generales de utilización, acceso y conservación que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa.

Con el mismo propósito de conseguir la gestión eficaz de la tramitación administrativa en general y de la electrónica en particular, y para garantizar su acercamiento al ciudadano se ha elaborado la Política de Gestión de Documentos electrónicos de la Generalitat, que en estos momentos también está en trámite de publicación. Los beneficios de la implantación de la Política de Gestión son una mayor transparencia en la actividad administrativa, un mejor gobierno y una rendición de cuentas más ágiles hacia los ciudadanos, así como una eficaz gestión de los documentos y expedientes electrónicos generados por la Administración.

 

  • Normativa sobre archivos:

 

El Estatuto de Autonomía de la Comunitat Valenciana establece que la Generalitat tiene competencia exclusiva sobre los Archivos que no sean de titularidad estatal.

La Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, en su artículo 81.1 establece la creación del Sistema Archivístico Valenciano (SAV), que se regula mediante la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat de Archivos estableciendo los derechos y obligaciones relativas al patrimonio documental, tanto de los ciudadanos como de los titulares de los archivos que forman parte de dicho Sistema.

El Sistema Archivístico Valenciano se estructura en órganos directivos, órganos asesores y archivos.

El órgano directivo del Sistema Archivístico Valenciano es la conselleria competente en materia de cultura.

Los órganos asesores del Sistema Archivístico Valenciano son:

- El Consejo Asesor de Archivos.
- La Junta Calificadora de Documentos Administrativos.
- El órgano de la Generalitat competente en materia de nuevas tecnologías.

Forman parte del Sistema Archivístico Valenciano los archivos y los subsistemas de siguientes archivos:

- El Archivo de la Corona de Aragón, el Archivo del Reino de Valencia, el Archivo Histórico Provincial de Castellón, el Archivo Histórico Provincial de Alicante y el Archivo Histórico de Orihuela.

- El Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, que actúa como cabecera del Sistema Archivístico Valenciano.

 - Los archivos de las instituciones que integran la Generalitat y su administración.

- Los archivos de los entes locales de la Comunitat Valenciana.

- Los archivos de las universidades públicas de la Comunitat Valenciana.

- Los archivos de las academias científicas y culturales, los colegios profesionales, las cámaras de comercio, industria y navegación, y de todas aquellas instituciones privadas a que ejerzan funciones públicas en el territorio de la Comunitat Valenciana.

Cualquier otro archivo público, según se definen en dicha ley.

 - Los archivos de las universidades privadas de la Comunidad Valenciana.

- Los archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia católica, como también los archivos de los órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunitat Valenciana.

- Los archivos privados a que se integren en el Sistema Archivístico Valenciano por resolución de la conselleria competente en materia de cultura

En la actualidad, en el Decreto 155/2015, de 18 de septiembre, del Consell, por el que aprueba el Reglamento orgánico y funcional de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte se establece que el Servicio de Archivos pertenece en la Subdirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que depende de la Dirección General de Cultura y Patrimonio.

En el punto 4 del art. 23 del mencionado Decreto se establecen las funciones asignadas a este Servicio:

- La elaboración de informes, asistencia técnica, supervisión técnica de proyectos, difusión, inspección y evaluación sobre la prestación de los servicios de archivo.
- La gestión de las ayudas que desde la Generalitat se destinan al sistema de archivo.
- El impulso y gestión del registro de los bienes pertenecientes al Patrimonio Documental Valenciano, incluidos o no en los centros de archivo del sistema, e incorporación de elementos importantes mediante copia en cualquier apoyo material.
- La asistencia técnica al Consejo Asesor de Archivos y el resto de órganos colegiados adscritos en la conselleria en materia de archivos.

- El ejercicio de las funciones de coordinación, mantenimiento, custodia, exhibición, investigación y digitalización de todos los archivos de la Generalitat y el Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana. Además, del Archivo del Reino, del Archivo Histórico de Alicante, del Archivo Histórico de Orihuela y del Archivo Histórico de Castellón, en el marco de los convenios de gestión suscritos entre el Estado y la Generalitat.

- Todas las funciones a que correspondan o se le encomienden relativas a archivos.

 

  • Gestión documental de la Generalitat:

 

El flujo que siguen los documentos producidos por la Generalitat viene establecido por su ciclo de vida.

Archivos de oficina → Archivos centrales de las consellerias → Archivo Intermedio → Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.

En los archivos de oficina se conserva la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades de gestión u oficinas.
Desde los archivos centrales de las consellerias se coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de oficina y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

En el Archivo intermedio se conservan los documentos que se han transferido desde los archivos centrales de las consellerias y en el qué permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.

En el Arxiu Històrico de la Comunitat Valenciana se deposita la documentación que se ha transferido desde los archivos centrales de las consellerias o desde el archivo intermedio que se ha dictaminado que se debe conservar permanentemente o que aún no ha sido objeto de dictamen de eliminación. También puede conservar documentos históricos recibos por donación, depósito temporal, adquisición, etc.

El paso de los documentos de un archivo a otro se realiza a través de la transferencia, que es el procedimiento administrativo consistente en la entrega ordenada y relacionada de las series o fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en cada tipo de archivo fijado en los calendarios de conservación.

La Generalitat dispone del SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa) que es un sistema de información y gestión integral de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano. El objetivo es la implantación de la aplicación de forma escalonada en todos los archivos del Sistema. Aquellas instituciones u organismos públicos o privados a que deseen que sus archivos sean incluidos en el SAVEX pueden remitir una solicitud a la Dirección General de Cultura y Patrimonio.

Pincha para acceder a la ponencia "El Sistema Archivístico Valenciano y el SAVEX" presentada en la IV Jornada Archivos del siglo XXI Políticas de archivos. Planificación y Gestión de los sistemas de archivos en el ámbito de las comunidades autónomas por el Servicio de Archivos de la Dirección General de Cultura y Patrimonio de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte.

 

  • Acceso a la documentación:

 

El acceso a la documentación pública y su servicio a los ciudadanos, aparte de por la legislación estatal, en la Comunitat Valenciana está regulada por la Ley de Archivos, que, en sus artículos 25, 56, 57 y 59, establece que: 

- Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos garantizar el derecho al acceso de los ciudadanos a la información y velar por el cumplimiento de la legislación vigente en cuanto a las restricciones del acceso a los documentos.

- Todas las personas físicas tienen derecho a realizar investigaciones de carácter cultural, histórico o científico en los archivos históricos del Sistema Archivístico Valenciano y a consultar libremente los documentos depositados en éstos. Todo ello sin perjuicio de las restricciones de reserva que afectan a los documentos por ellos custodiados de acuerdo con la legislación vigente, o de aquellas que por razón de la conservación de los documentos o de la función de la propia institución puedan establecerse.
- El derecho de acceso comporta también el de obtener copias y certificados de los documentos, previo el pago de las exacciones que se establezcan legalmente. En caso de que el estado de conservación de la documentación impida su reproducción o su manipulación pudiera causar su deterioro, se establecerán las restricciones oportunas. También se podrá aplazar en caso de que el número de peticiones de reproducción de documentos impida el funcionamiento normal de los servicios de archivo. En estos dos casos se deberá comunicar a el interesado el plazo para la restauración o la reproducción de los documentos en el menor tiempo posible.
- Las solicitudes de reproducción que se refieran a documentos cuyos derechos de explotación de  propiedad intelectual no correspondan al titular del archivo, las reproducciones deberán ajustarse también a las condiciones establecidas en la legislación vigente sobre propiedad intelectual.
- Se podrán consultar libremente todos los documentos que no contengan datos de carácter personal. Salvo que por ley se establezcan plazos distintos a acceso, se podrán consultar libremente todos los documentos que contengan datos de carácter personal, cuando hayan transcurrido 25 años desde la muerte de la persona, o bien 50 años a partir de la fecha de los documentos si el momento de la defunción no es conocido. En caso de que no hayan transcurrido los plazos señalados anteriormente y la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan las leyes, estos sólo podrán ser consultados por sus titulares o sucesores. No obstante, estos documentos podrán ser consultados por otras personas si las personas cuya intimidad pueda ser afectada dan su consentimiento expreso por escrito, así como en los casos y condiciones señalados por la legislación.

 

  • Eliminación de documentos administrativos:

 

La Administración pública genera una masa documental creciente, la cual, pasada su vigencia administrativa, no es necesario ni conveniente conservar en su totalidad. Por ello, una vez haya pasado el período de vigencia administrativa, los organismos que han producido o recibo la dicha documentación puedan eliminarla, previa valoración, con el fin de conservar permanentemente solo aquellos documentos que tengan interés para la información y la investigación, o bien sean de conservación obligada según la ley, por que afecta a intereses de la misma administración o de terceras personas. En el proceso de valoración documental intervienen la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) y las Comisiones de Valoración Documental. 

- Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA):

La Junta Calificadora de Documentos Administrativos, creada por la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat Valenciana, de Patrimonio Cultural Valenciano, es un órgano colegiado adscrito en la Conselleria competente en materia de cultura y tiene como misión el estudio de las tablas de valoración documental donde se propone la conservación permanente de la documentación y su ingreso en los archivos históricos o bien su eliminación por su inutilidad administrativa y cultural. Las tablas de valoración documental las elaboran las Comisiones de Valoración Documental.
El funcionamiento de la JCDA está regulado por el Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consejo de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.

- Comisiones de Valoración Documental:

Las Comisiones de Valoración Documental son órganos colegiados de carácter técnico cuya función es la elaboración de las propuestas de tablas de valoración documental referentes a la documentación generada o reunida en el ejercicio de las funciones a que tengan encomendadas para presentarlas a la JCDA. Estas comisiones estarán formadas por un máximo de cinco miembros elegidos entre el personal que ejerza sus funciones en las unidades administrativas correspondientes y, obligatoriamente, uno de estos miembros deberá ser un archivero.


- Comisiones de Valoración de la Administración de la Generalitat.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Sanidad Universal y Salud Pública.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Hacienda y Modelo Económico.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Economía Sostenible, Sectores Productivos, Comercio y Trabajo.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de de Igualdad y Políticas Inclusivas.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Agricultura, Medio Ambiente, Cambio Climático y Desarrollo Rural.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Vivienda, Obras Públicas y Vertebración del Territorio.
- Comisión de Valoración Documental de la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte.

 

Fuente de datos: Subdirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Servicio de Archivos

Fecha de actualización: septiembre de 2016
Periodicidad de la actualización: anual