Visualització de contingut web

Política de Gestió Documental de la Generalitat

La Generalitat està dins d'una constant evolució que permeta la democratització dels serveis públics, fent-los més transparents a la societat a què servix i que demanda informació, com desplegament de la Llei 2/2015, de 2 d'abril, de la Generalitat, de Transparència, Bon Govern i Participació Ciutadana de la Comunitat Valenciana. L'Administració ha d'adaptar-se als nous procediments i noves formes de tramitació, com l'electrònica. Fruit d'eixe afany per acostar l'Administració als ciutadans és el Projecte de Decret del Consell, pel qual es regula la gestió documental, l'organització i el funcionament dels arxius de la Generalitat, que en estos moments s'està tramitant. L'objecte d'este Decret és regular el sistema general de gestió de la documentació de l'Administració de la Generalitat i determinar els criteris bàsics d'organització i funcionament dels arxius que custodien esta documentació en les seues diferents fases, així com regular les condicions generals d'utilització, accés i conservació que garantisquen els drets de les persones físiques i jurídiques i la millora de la gestió administrativa.

Amb el mateix propòsit d'aconseguir la gestió eficaç de la tramitació administrativa en general i de l'electrònica en particular, i per a garantir el seu acostament al ciutadà s'ha elaborat la Política de Gestió de Documents electrònics de la Generalitat, que en estos moments també està en tramit de publicació. Els beneficis de la implantació de la Política de Gestió són una major transparència en l'activitat administrativa, un millor govern i una rendició de comptes més àgils cap als ciutadans, així com una eficaç gestió dels documents i expedients electrònics generats per l'Administració.

 

  • Normativa sobre arxius:

 

L'Estatut d'Autonomia de la Comunitat Valenciana estableix que la Generalitat té competència exclusiva sobre els Arxius que no siguen de titularitat estatal.

La Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat, del Patrimoni Cultural Valencià, en el seu article 81.1 establix la creació del Sistema Arxivístic Valencià (SAV), que es regula mitjançant la Llei 3/2005, de 15 de juny, de la Generalitat d'Arxius establint els drets i obligacions relatives al patrimoni documental, tant dels ciutadans com dels titulars dels arxius que formen part de dit Sistema.

El Sistema Arxivístic Valencià s'estructura en òrgans directius, òrgans assessors i arxius.

L'òrgan directiu del Sistema Arxivístic Valencià és la conselleria competent en matèria de cultura.

Els òrgans assessors del Sistema Arxivístic Valencià són:

- El Consell Assessor d'Arxius.
- La Junta Qualificadora de Documents Administratius.
- L'òrgan de la Generalitat competent en matèria de noves tecnologies.

Formen part del Sistema Arxivístic Valencià els arxius i els subsistemes d'arxius següents:

- L'Arxiu de la Corona d'Aragó, l'Arxiu del Regne de València, l'Arxiu Històric Provincial de Castelló, l'Arxiu Històric Provincial d'Alacant i l'Arxiu Històric d'Orihuela.
- L'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana, que actua com a capçalera del Sistema Arxivístic Valencià.
- Els arxius de les institucions que integren la Generalitat i la seua administració.
- Els arxius dels ens locals de la Comunitat Valenciana.
- Els arxius de les universitats públiques de la Comunitat Valenciana.
- Els arxius de les acadèmies científiques i culturals, els col·legis professionals, les cambres de comerç, indústria i navegació, i de totes aquelles institucions privades que exercisquen funcions públiques en el territori de la Comunitat Valenciana.
- Qualsevol altre arxiu públic, segons es definixen en la dita llei.
- Els arxius de les universitats privades de la Comunitat Valenciana.
- Els arxius diocesans i capitulars de l'Església catòlica, com també els arxius dels òrgans de les diferents confessions religioses radicades a la Comunitat Valenciana.
- Els arxius privats que s'integren en el Sistema Arxivístic Valencià per resolució de la conselleria competent en matèria de cultura.

En l'actualitat, en el Decret 155/2015, de 18 de setembre, del Consell, pel que aprova el Reglament orgànic i funcional de la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport s'establix que el Servei d'Arxius pertany a la Subdirecció General del Llibre, Arxius i Biblioteques, que depén de la Direcció General de Cultura i Patrimoni.

En el punt 4 de l'art. 23 del mencionat Decret s'establixen les funcions assignades a este Servei:

- L'elaboració d'informes, suport tècnic, supervisió tècnica de projectes, difusió, inspecció i avaluació sobre la prestació dels serveis d'arxius.
- La gestió de les ajudes que des de la Generalitat es destinen al sistema d'arxius.
- L'impuls i gestió del registre dels béns pertanyents al Patrimoni Documental Valencià, inclosos o no en els centres d'arxius del sistema, i incorporació d'elements importants per mitjà de còpia en qualsevol suport material.
- El suport tècnic al Consell Assessor d'Arxius i la resta d'òrgans col·legiats adscrits a la conselleria en matèria d'arxius.
- L'exercici de les funcions de coordinació, manteniment, custòdia, exhibició, investigació i digitalització de tots els arxius de la Generalitat i l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana. A més, de l'Arxiu del Regne, de l'Arxiu Històric d'Alacant, de l'Arxiu Històric d'Orihuela i de l'Arxiu Històric de Castelló, en el marc dels convenis de gestió subscrits entre l'Estat i la Generalitat.

- Totes les funcions que corresponguen o se li encomanen relatives a arxius.

 

  • Gestió documental de la Generalitat:

 

El flux que seguixen els documents produïts per la Generalitat ve establit pel seu cicle de vida.
 

Arxius d'oficina → Arxius centrals de les conselleries → Arxiu Intermedi → Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana.
 

En els arxius d'oficina es conserva la documentació en tràmit o sotmesa a contínua utilització i consulta administrativa per les mateixes unitats de gestió o oficines.
Des dels arxius centrals de les conselleries es coordina i controla el funcionament dels distints arxius d'oficina i reunix els documents transferits pels mateixos, una vegada finalitzat el seu tràmit i quan la seua consulta no és constant.

En l'Arxiu intermedi es conserven els documents que s'han transferit des dels arxius centrals de les conselleries i en el què romanen fins a la seua eliminació o transferència a l'arxiu històric.

En l'Arxiu Històric de la Comunitat Valenciana es diposita la documentació que s'ha transferit des dels arxius centrals de les conselleries o des de l'arxiu intermedi que s'ha dictaminat que s'ha de conservar permanentment o que encara no ha sigut objecte de dictamen d'eliminació. També pot conservar documents històrics rebuts per donació, depòsit temporal, adquisició, etc.

El pas dels documents d'un arxiu a un altre es realitza a través de la transferència, que és el procediment administratiu consistent en l'entrega ordenada i relacionada de les sèries o fraccions de sèries documentals, una vegada que estes han complit el termini de permanència en cada tipus d'arxiu fixat en els calendaris de conservació.

La Generalitat disposa del SAVEX (Sistema Arxivístic Valencià en Xarxa) que és un sistema d'informació i gestió integral dels arxius del Sistema Arxivístic Valencià. L'objectiu és la implantació de l'aplicació de forma escalonada en tots els arxius del Sistema. Aquelles institucions o organismes públics o privats que desitgen que els seus arxius siguen inclosos en el SAVEX poden remetre una sol·licitud a la Direcció General de Cultura i Patrimoni.

Punxa per a accedir a la ponència "El Sistema Arxivístic Valencià i el SAVEX" presentada en la IV Jornada Arxius del segle XXI Polítiques d'arxius. Planificació i Gestió dels sistemes d'arxius en l'àmbit de les comunitats autònomes pel Servei d'Arxius de la Direcció General de Cultura i Patrimoni de la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport.

 

 

  • Accés a la documentació:

 

L'accés a la documentació pública i el seu servici als ciutadans, a banda de per la legislació estatal, en la Comunitat Valenciana està regulada per la Llei d'Arxius, que, en els seus articles 25, 56, 57 i 59, estableix que:


- Són obligacions del personal al servici dels arxius públics garantir el dret a l'accés dels ciutadans a la informació i vetlar pel compliment de la legislació vigent quant a les restriccions de l'accés als documents.
- Totes les persones físiques tenen dret a realitzar investigacions de caràcter cultural, històric o científic en els arxius històrics del Sistema Arxivístic Valencià i a consultar lliurement els documents depositats en estos. Tot això sense perjuí de les restriccions de reserva que afecten als documents per ells custodiats d'acord amb la legislació vigent, o d'aquelles que per raó de la conservació dels documents o de la funció de la pròpia institució puguen establir-se.

- El dret d'accés comporta el d'obtindre còpies i certificats dels documents, previ el pagament de les exaccions que s'establisquen legalment. En el cas que l'estat de conservació de la documentació  impedisca la seua reproducció o la seua manipulació poguera causar-ne el deteriorament s'establiran les restriccions oportunes. També es podrà ajornar en el cas que el nombre de peticions de reproducció de documents impedisca el funcionament normal dels servicis d'arxius. En estos dos casos s'haurà de comunicar a l'interessat el termini per a la restauració o la reproducció dels documents en el menor temps possible.
- Les sol·licituds de reproducció que es referisquen a documents els drets d'explotació de la propietat intel·lectual dels quals no corresponguen al titular de l'arxiu, les reproduccions hauran d'ajustar-se també a les condicions establides en la legislació vigent sobre propietat intel·lectual.
- Es podran consultar lliurement tots els documents que no continguen dades de caràcter personal. Llevat que per llei s'establisquen terminis distints d'accés, es podran consultar lliurement tots els documents que continguen dades de caràcter personal, quan hagen transcorregut 25 anys des de la mort de la persona, o bé 50 anys a partir de la data dels documents si el moment de la defunció no és conegut. En el cas que no hagen transcorregut els terminis assenyalats anteriorment i la informació continguda en els documents afecte la seguretat, l'honor, la intimitat, la pròpia imatge o qualssevol altres dades la reserva de les quals tutelen les lleis, estos només podran ser consultats pels seus titulars o successors. No obstant això, estos documents podran ser consultats per altres persones si les persones la intimitat de les quals puga ser afectada donen el seu consentiment exprés per escrit, així com en els casos i les condicions assenyalats per la legislació.

 

  • Eliminació de documents administratius:

 

L'administració pública genera una massa documental creixent, la qual, passada la seua vigència administrativa, no és necessari ni convenient conservar en la seua totalitat. Per això, una vegada haja passat el període de vigència administrativa, els organismes que han produït o rebut la dita documentació puguen eliminar-la, prèvia valoració, a fi de conservar permanentment només aquells documents que tinguen interès per a la informació i la investigació, o bé siguen de conservació obligada segons la llei, perquè afecta interessos de la mateixa administració o de terceres persones. En el procés de valoració documental intervenen la Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA) i les Comissions de Valoració Documental.

 

- Junta Qualificadora de Documents Administratius (JQDA):


La Junta Qualificadora de Documents Administratius, creada per la Llei 4/1998, d'11 de juny, de la Generalitat Valenciana, de Patrimoni Cultural Valencià, és un òrgan col·legiat adscrit a la Conselleria competent en matèria de cultura i té com a missió l'estudi de les taules de valoració documental on es propose la conservació permanent de la documentació i el seu ingrés en els arxius històrics o bé la seua eliminació per la seua inutilitat administrativa i cultural. Les taules de valoració documental les elaboren les Comissions de Valoració Documental.
El funcionament de la JQDA està regulat pel Decret 189/2005, de 2 de desembre, del Consell de la Generalitat, pel qual es regula la Junta Qualificadora de Documents Administratius i el procediment de valoració, conservació i eliminació del patrimoni documental dels arxius públics.

 

- Comissions de Valoració Documental:


Les Comissions de Valoració Documental són òrgans col·legiats de caràcter tècnic la funció de les quals és l'elaboració de les propostes de taules de valoració documental referents a la documentació generada o reunida en l'exercici de les funcions que tinguen encomanades per a presentar-les a la JQDA. Aquestes comissions estaran formades per un màxim de cinc membres triats entre el personal que exercisca les seues funcions en les unitats administratives corresponents i, obligatòriament, un d'aquests membres haurà de ser un arxiver.


- Comissions de Valoració de l'Administració de la Generalitat.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria de Sanitat Universal i Salut Pública.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria d'Hisenda i Model Econòmic.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria d'Economia Sostenible, Sectors Productius, Comerç i Treball.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria de d'Igualtat i Polítiques Inclusives.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria d'Agricultura, Medi Ambient, Canvi Climàtic i Desenvolupament Rural.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria d'Habitatge, Obres Públiques i Vertebració del Territori.
- Comissió de Valoració Documental de la Conselleria d'Educació, Investigació, Cultura i Esport.

 

Font de dades: Subdirecció General del Llibre, Arxius i Biblioteques, Servei d'Arxius

Data d'actualització: setembre de 2016
Periodicitat d'actualització: anual